SeRiau- Dalam rangka pengurangan arsip agar tidak menumpuk, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Pekanbaru melakukan kegiatan pemusnahan arsip perdana di lingkungan Sekretariat DPRD Pekanbaru. Dimana, ada sebanyak 34 berkas arsip in aktif yang dimusnahkan.

Untuk pertama kalinya, Sekretariat DPRD Pekanbaru mengadakan kegiatan pemusnahan arsip bekerjasama dengan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Pekanbaru. Turut hadir dalam kegiatan pemusnahan arsip tersebut, PLT Sekretaris DPRD Pekanbaru – Badria Rikasari, Kabag Umum Sekretariat DPRD Pekanbaru – Azhar, Kabag Keuangan Sekretariat DPRD Pekanbaru - Tengku Reza Pahlevi serta Kabag Kearsipan Sekretariat DPRD Pekanbaru – Nurfasary.

Kepala Bidang Kearsipan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Pekanbaru, Nurfasary mengatakan, pemusnahan arsip harus sesuai aturan yang berlaku dan sesuai dengan Jadwal Retensi Arsip (JRA). Setiap tahunnya, Dispusip Pekanbaru selalu rutin melakukan kegiatan pemusnahan arsip di lingkungan Pemko Pekanbaru yang memiliki retensi dibawah 10 tahun.

“Pemusnahan arsip dilakukan setiap tahun, sesuai dengan jadwal retensi arsip yang diatur melalui Peraturan Walikota Pekanbaru. Tujuan kegiatan tersebut, untuk melindungi dan melestarikan informasi yang terkandung di dalam arsip dan sebagai upaya untuk pengurangan arsip agar tidak menumpuk,” ungkap Nurfasary kepada Wartawan, Selasa (05/10).

Kepala Bagian Umum Sekretariat DPRD Pekanbaru, Azhar menyebutkan, pemusnahan arsip memiliki banyak manfaat karena selama ini ruangan Sekretariat Pekanbaru dipenuhi dengan arsip yang tidak terpakai. Meski berkas arsip tersebut telah dimusnahkan, namun soft copy dari arsip telah disimpan secara digital.

Selain melakukan pemusnahan arsip, Sekretariat DPRD Pekanbaru ternyata juga mendapatkan Penghargaan Arsip Terbaik tahun 2021 dari Dinas Perpustakan dan Kearsipan Pekanbaru. Hal tersebut, diungkapkan langsung oleh PLT Sekretaris DPRD Pekanbaru – Badria Rikasari.

“Alhamdulilah, pada tahun ini kita mendapatkan Penghargaan Arsip Terbaik. Berdasarkan Surat Keputusan Walikota Pekanbaru nomor 78 tahun 2021, ada sebanyak 681 arsip yang dinilai. Hal ini membuktikan, bahwa penataan dan pengelolaan arsip di lingkungan Sekretariat DPRD Pekanbaru sudah cukup baik,” sebut Badria.

Melalui kegiatan penyusutan arsip, juga dilakukan seleksi dan mengelompokkan arsip yang retensinya sudah berakhir, membuat daftar arsip usul simpan, membuat daftar arsip yang akan diusulkan pemusnahannya dan membuat laporan penyusutan arsip.(***)